PDF do datové schránky
Datová schránka přijme přílohy do celkové velikosti 100 MB na jednu zprávu (limit platí od 1. ledna 2024) a nejvýše 50 příloh; zpráva nad 20 MB se označuje jako tzv. velkoobjemová (VoDZ). PDF patří mezi povolené formáty příloh, takže obvykle stačí zkontrolovat velikost souboru a případně ho ještě před vložením do schránky zmenšit.
Publikováno:
Postup
- 1. Zjistěte velikost souboru PDF – stačí se podívat na vlastnosti souboru v počítači nebo na náhled přílohy přímo v rozhraní datové schránky.
- 2. Pokud se dokument blíží hranici 20 MB nebo ji přesahuje, zmenšete ho kompresí. Vhodný nástroj pracuje přímo v prohlížeči a soubor nikam neodesílá.
- 3. U rozsáhlejších podkladů (desítky stran nebo víc naskenovaných dokumentů) zvažte rozdělení na menší celky a jejich odeslání jako samostatné přílohy jedné zprávy.
- 4. Ověřte, že celková velikost všech příloh nepřekračuje 100 MB a že jich není víc než 50 na jednu zprávu.
- 5. Zkontrolujte příponu .pdf a zprávu odešlete přes datovou schránku.
Povolené formáty příloh
Přípustné formáty příloh datové zprávy stanovuje vyhláška č. 194/2009 Sb. Kromě PDF do seznamu patří i PDF/A, ODT, DOCX, XLSX, PPTX, RTF, TXT, obrázky JPG, PNG, TIFF a GIF nebo třeba HTML. Od 1. ledna 2024 přibyly také ZIP, kontejnerový formát ASiC, JSON, MP4 a HEIC/HEIF. PDF zůstává nejpoužívanější volbou, protože zachová rozvržení dokumentu bez ohledu na to, v jakém programu si ho adresát otevře.
PDF/A je archivační varianta PDF určená pro dlouhodobé uchování bez závislosti na externích písmech nebo aktivním obsahu. Pro běžné podání do datové schránky ho předpis nevyžaduje – obyčejné PDF je v seznamu povolených formátů uvedeno samostatně vedle PDF/A. PDF/A dává smysl tam, kde konkrétní úřad výslovně žádá archivační formát, případně u dokumentů, které chcete uchovat i mimo běžnou lhůtu.
Limit velikosti se v čase postupně zvyšoval: 10 MB při spuštění systému datových schránek v roce 2009, později 20 MB, pak 50 MB a od 1. ledna 2024 současných 100 MB. Pokud víc PDF souborů balíte do jedné přílohy ZIP, počítejte s dalšími pravidly – obsah nesmí být šifrovaný ani obsahovat vnořený kontejner, archiv smí mít nejvýše 1000 souborů a adresářů, nejvýše 4 úrovně vnoření a po rozbalení nejvýše 3 GB.
Co dělat, když se PDF nevejde do limitu
Pokud PDF samo o sobě přesahuje limit nebo se k němu spolu s dalšími přílohami blížíte, má smysl nejdřív zkusit kompresi. Naskenované dokumenty s fotkami stránek obvykle jdou zmenšit výrazně, u čistě textového PDF bývá úspora menší. Když ani komprese nestačí, rozdělte obsah na logické části – třeba podle kapitol nebo příloh smlouvy – a pošlete je jako víc příloh v rámci limitu 50 kusů na zprávu, případně jako víc samostatných zpráv.
Počítejte také s tím, že se doručené zprávy v datové schránce standardně uchovávají 90 dní od doručení a poté je systém automaticky smaže; pro delší archivaci slouží placená doplňková služba Datový trezor. Pro jednorázové podání to obvykle není potřeba – stačí mít dokument ve správném formátu, pod limitem a čitelný.
Limity a seznam formátů vycházejí z informací mojedatovaschranka.cz a vyhlášky č. 194/2009 Sb. k červenci 2026; pravidla se v čase mění (naposledy k 1. lednu 2024), proto si je před důležitým podáním ověřte přímo na mojedatovaschranka.cz. Text není právní poradenství.