Jak zmenšit PDF do 2, 5 nebo 10 MB
Nejrychlejší cesta je PDF zkomprimovat — u běžných textových dokumentů to samo o sobě často stačí na limit 5 i 10 MB. Pokud jde o naskenované stránky, pomůže navíc snížit rozlišení obrázků, a když se soubor pořád nevejde, rozdělte ho na menší části. Nejčastěji narazíte na tyto stropy: e-mail v Gmailu přijme přílohu do 25 MB, Microsoft 365/Outlook má výchozích 35 MB, datová schránka přijme zprávu do 100 MB a úřední formuláře bývají přísnější — třeba přílohy k daňovému přiznání mají souhrnný limit 10 MB.
Publikováno:
Postup
- 1. Nejdřív zkuste běžnou kompresi — nahrajte soubor (do 50 MB) do nástroje pro kompresi PDF. U textových dokumentů s vloženými fonty to obvykle stačí na limit 5 i 10 MB.
- 2. Pokud je dokument sken (vyfocené nebo naskenované stránky), samotná komprese nemusí stačit. Velikost souboru tam určují hlavně obrázky stránek, takže je nejdřív musíte uložit v nižším rozlišení (pro čitelný text běžně stačí kolem 150–200 DPI) a teprve pak sestavit nové, menší PDF.
- 3. Když se dokument stále nevejde pod limit, rozdělte ho na menší části a odešlete je zvlášť (více e-mailů, více příloh nebo více zpráv v datové schránce).
- 4. Odstraňte stránky, které příjemce nepotřebuje — prázdné strany, obálky, duplicitní přílohy nebo staré verze. Méně stránek znamená menší soubor i bez další komprese.
- 5. Před odesláním zkontrolujte výslednou velikost i čitelnost — u drobného textu a grafů se vyplatí rychlé srovnání s originálem.
Kolik místa vlastně potřebujete
Limit, na který PDF zmenšujete, se liší podle toho, kam ho posíláte. Nejčastější stropy, se kterými se v praxi setkáte:
- Gmail přijme přílohu do 25 MB. Přílohy se navíc před odesláním kódují do formátu Base64, který jejich reálnou velikost zvětší zhruba o třetinu — u souboru těsně pod limitem to může znamenat rozdíl.
- Microsoft 365 / Outlook má výchozí limit 35 MB pro odeslání zprávy (36 MB pro příjem), ale firma nebo organizace ho může v administraci nastavit v rozmezí 1 až 150 MB — přesnou hodnotu je potřeba ověřit u konkrétního poskytovatele.
- Datová schránka přijme zprávu (součet velikosti všech příloh) do 100 MB — tento limit platí od ledna 2024. Zprávy nad 20 MB se formálně označují jako velkoobjemové, ale odesílají se úplně stejným způsobem jako ty menší.
- Úřední portály a formuláře bývají přísnější. Přílohy k daňovému formuláři přes portál finanční správy mají souhrnný limit 10 MB, a třeba odpověď na pracovní inzerát přes LinkedIn Easy Apply doporučuje životopis do 2 MB.
Proč komprese někdy nepomůže
Komprese hledá redundanci a neefektivně uložená data ve struktuře PDF — duplicitní objekty, nekomprimované datové proudy nebo zbytečně velké vložené fonty. Pokud v souboru nic takového není, výsledek se prakticky nezmenší. To se stává u dvou typů dokumentů: u PDF, které vzniklo přímo exportem z textového editoru bez vložených obrázků (tam už není co komprimovat), a u naskenovaných dokumentů s vysokým rozlišením, kde o velikosti souboru rozhodují samotné obrázky stránek, ne obal PDF kolem nich.
V druhém případě pomůže jen zásah do obrázků samotných — nižší rozlišení nebo kvalita při ukládání skenu, případně rozdělení dlouhého dokumentu na menší celky. Prostá komprese struktury PDF na takovém souboru ušetří jen málo.