Jak převést Word do PDF
Nástroj Word do PDF udělá z dokumentu .docx soubor PDF přímo v prohlížeči, bez instalace Microsoft Wordu a bez nahrávání souboru na server. Návod popisuje celý postup i to, co si od výsledku reálně slíbit — a co se u složitějšího rozvržení může zjednodušit.
Publikováno:
Postup
- 1. Otevřete nástroj Word do PDF a nahrajte soubor .docx (do 50 MB). Starší formát .doc podporovaný není — dokument nejdřív ve Wordu nebo jiném editoru uložte jako .docx a teprve pak ho nahrajte.
- 2. Nechte dokument zpracovat. Nástroj načte obsah souboru a poskládá z něj stránky PDF přímo ve vašem prohlížeči, dokument se nikam neodesílá.
- 3. Pokud se objeví upozornění při čtení dokumentu, projděte je — týkají se prvků, které nástroj nedokázal převést jedna k jedné (viz sekce níže).
- 4. Stáhněte vygenerovaný PDF soubor do počítače.
- 5. Otevřete výsledné PDF a porovnejte rozvržení s originálem — hlavně u stránek s tabulkami, obrázky nebo netypickým formátováním.
Co se zachová a co se zjednoduší
Výstup věrně přenese textový obsah dokumentu včetně české diakritiky a text v PDF zůstává prohledávatelný — jde v něm hledat konkrétní slovo nebo označit a zkopírovat pasáž stejně jako v původním Wordu. Zachovávají se také nadpisy, odrážkové i číslované seznamy, tučné písmo a kurzíva a vložené obrázky v textu.
Naopak u složitějších prvků rozvržení může výsledek vypadat jinak než originál. Vícesloupcová sazba se typicky převede do jednoho lineárního toku textu, textová pole umístěná volně na stránce se mohou posunout ze svého původního místa a přesné tabulky se zjednoduší na základní mřížku bez pokročilého formátování buněk. Podobně to platí i pro netypické fonty, které v systému chybí — nástroj je nahradí nejbližší dostupnou náhradou, takže se může mírně změnit šířka řádků a zalomení stránky. U dokumentů, kde na přesném rozvržení hodně záleží — třeba vícesloupcový leták, ceník s pravidelnou mřížkou nebo formulář se svázanými textovými poli — se proto vyplatí po převodu projít výsledek stránku po stránce a případné odchylky opravit přímo v PDF nebo drobnou úpravou zdrojového dokumentu ve Wordu.
Kdy zkontrolovat výsledek obzvlášť pečlivě
U běžného textového dokumentu — dopisu, zprávy, jednoduché smlouvy nebo životopisu s jedním sloupcem — bývá výsledek na první pohled totožný s originálem a stačí rychlá kontrola poslední stránky, jestli se nezalomila jinak, než jste čekali. Pozornost se vyplatí věnovat hlavně dokumentům se smíšeným obsahem: tabulkám s barevným podbarvením buněk, vloženým grafům z jiných aplikací, obtékajícímu textu kolem obrázku nebo záhlavím a zápatím s vlastním formátováním.
Pokud po převodu narazíte na rozdíl, který vadí, nejrychlejší cesta je obvykle upravit zdrojový .docx přímo ve Wordu (nebo v LibreOffice Writer) — třeba zjednodušit rozvržení tabulky nebo textové pole nahradit běžným odstavcem — a soubor nahrát znovu. U jednostránkových odchylek, jako je posunutý obrázek, se leckdy vyplatí i drobná ruční úprava přímo ve výsledném PDF pomocí editoru PDF.
Proč posílat finální dokument v PDF
Dokument ve formátu Wordu se může na jiném počítači zobrazit jinak, než jak ho vidíte vy — záleží na nainstalovaných fontech, verzi aplikace i operačním systému, a příjemce navíc soubor snadno omylem rozklikne k úpravě místo pouhého čtení. PDF naopak zafixuje přesný vzhled stránky: odstavce, řádkování i zalomení zůstanou stejné bez ohledu na to, kde a v čem si dokument někdo otevře, a ke čtení stačí prakticky libovolná aplikace na počítači i mobilu.
Proto se PDF hodí jako finální forma pro cokoliv, co má někdo jiný jen číst nebo vytisknout — nabídku, vyúčtování, podklad ke schválení nebo životopis. Protože zůstává prohledávatelný a text z něj jde zkopírovat, funguje i jako archivní verze, ke které se dá kdykoliv vrátit a najít v ní konkrétní pasáž. Rozpracovaný text si nechte ve Wordu jako pracovní verzi a do PDF ho převeďte až v okamžiku, kdy je opravdu hotový a míří k příjemci.