Elektronický vs. vizuální podpis PDF
Obrázek vlastnoručního podpisu vložený do PDF je z právního pohledu tzv. prostý elektronický podpis — mezi soukromými subjekty (smlouva mezi firmami, faktura, interní schválení) obvykle stačí. Vůči orgánu veřejné moci ale zákon č. 297/2016 Sb. vyžaduje minimálně uznávaný elektronický podpis; eIDAS a české právo rozlišují celkem 4 úrovně podpisu.
Publikováno:
Jak se rozhodnout, jaký podpis potřebujete
- 1. Určete příjemce dokumentu — soukromá osoba či firma, nebo orgán veřejné moci (úřad, soud, katastr, správa daní)?
- 2. Jde-li o soukromoprávní jednání mezi soukromými subjekty, obvykle stačí prostý elektronický podpis podle § 7 zákona č. 297/2016 Sb. — typicky obrázek podpisu vložený do PDF nebo potvrzení jménem a datem.
- 3. Míří-li dokument vůči orgánu veřejné moci, zákon (§ 6 odst. 1) vyžaduje alespoň uznávaný elektronický podpis — buď zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, nebo rovnou kvalifikovaný elektronický podpis.
- 4. Pro běžné soukromé použití zvládnete podpis přímo v prohlížeči — dokument se nikam nenahrává, celé zpracování běží u vás v počítači.
- 5. Pro vyšší úroveň (jednání s úřadem, banka, notář) potřebujete ověření identity přes bankovní identitu nebo kvalifikovaný certifikát — viz sekce níže.
Čtyři úrovně elektronického podpisu
Nařízení eIDAS a český zákon č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce rozlišují čtyři úrovně, které se liší mírou důkazní jistoty, že podpis skutečně patří dané osobě a že dokument nebyl po podpisu změněn:
- Prostý elektronický podpis — cokoliv, co jednající strana použije k projevu vůle podepsat (obrázek podpisu, naskenovaný podpis, jméno v e-mailu). Podle § 7 zákona stačí v soukromoprávním jednání mezi soukromými osobami, pokud strany akceptují nižší míru důkazní spolehlivosti.
- Zaručený elektronický podpis — jednoznačně spojený s podepisující osobou a umožňuje zjistit dodatečnou změnu dat. Typicky ho poskytuje banka přes bankovní identitu.
- Uznávaný elektronický podpis — podle § 6 odst. 1 zákona jde o zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, nebo rovnou o kvalifikovaný podpis. Toto je minimum, které musí fyzická osoba použít při úkonu vůči orgánu veřejné moci.
- Kvalifikovaný elektronický podpis — nejvyšší úroveň (§ 5 zákona), vydávaný kvalifikovaným poskytovatelem důvěryhodných služeb. Je povinný pro veřejnoprávní podepisující (stát, územní samosprávné celky, právnické osoby zřízené zákonem) při výkonu jejich působnosti.
Kde získat vyšší úroveň podpisu
Pokud vám prostý podpis nestačí, existuje v Česku několik cest k zaručenému nebo kvalifikovanému podpisu. Podepisování dokumentů přes bankovní identitu (BankID SIGN) je pro fyzické osoby — občany zdarma, bez registrace a bez instalace softwaru; jde o zaručený elektronický podpis jednoznačně spojený s podepisující osobou, u kterého lze ověřit, zda byl dokument po podpisu upraven. Firmy si pak mohou pořídit placenou službu s vyšší úrovní zabezpečení a archivací — na trhu jsou komerční platformy s bezplatným zkušebním limitem (typicky několik podpisů či dokumentů měsíčně zdarma) a měsíčním nebo ročním předplatným pro pravidelné používání.
Konkrétní ceny, limity zdarma a rozdíly mezi jednotlivými poskytovateli (BankID, komerční platformy pro elektronické podepisování apod.) najdete přehledně vedle sebe na stránce Srovnání služeb pro elektronický podpis.
Kdy je vizuální podpis dostatečný a kdy ne
Vizuální (obrazový) podpis — tedy podoba ručně psaného podpisu vložená jako obrázek do PDF — je z hlediska zákona formou prostého elektronického podpisu. Pro běžnou firemní agendu to bývá dostačující: potvrzení objednávky, interní schválení, dohoda mezi obchodními partnery, kteří si důvěřují a nepotřebují vyšší důkazní jistotu. Pro tyto účely postačí nástroj na podpis PDF v prohlížeči, kde si podpis nakreslíte myší nebo touchpadem, případně nahrajete jako obrázek a umístíte na správné místo v dokumentu — bez instalace čehokoliv a bez odesílání souboru na server.
Naopak u podání vůči úřadu, soudu, katastru nemovitostí nebo finanční správě prostý podpis nestačí — takový dokument by mohl být formálně odmítnut nebo by neobstál jako důkaz. V takovém případě je potřeba alespoň uznávaný elektronický podpis, tj. zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, případně kvalifikovaný podpis od certifikované autority. Toto shrnutí je obecný přehled, nikoliv právní poradenství — u konkrétního právního jednání (pracovní smlouvy, podání soudu, katastru nemovitostí) si požadovanou formu podpisu vždy ověřte u příslušného úřadu nebo právníka, protože zvláštní předpisy mohou vyžadovat víc než obecné pravidlo podle eIDAS.